Kdo za to odpovídá
Správcem osobních údajů je Zdeněk Dybal, IČO 21133221, se sídlem Přátelství 283/12b, Životice, 736 01 Havířov.
S čímkoli kolem svých údajů se obracejte na info@tenants.cz. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce (GDPR čl. 12 odst. 3).
Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme — aplikace nesplňuje podmínky čl. 37, podle kterých by ho mít musela.
Pozor na jednu věc: role jsou dvě
Aplikace slouží majitelům nemovitostí k vedení evidence. Z toho plyne rozdělení, které je pro pochopení zbytku zásadní:
- Vaše údaje jako uživatele (e-mail, jméno, přihlašovací záznamy) zpracováváme my. Tady jsme správce.
- Údaje vašich nájemníků, které do aplikace vložíte, zpracováváte vy — my je pro vás jen uchováváme. Tady jste správce vy a my jsme zpracovatel. Znamená to, že vy odpovídáte za to, na jakém základě je vedete, a vy vyřizujete jejich žádosti; my se do obsahu vaší evidence nedíváme.
Data jednotlivých zákazníků jsou od sebe oddělená na úrovni každého databázového dotazu. Ani správce aplikace do vaší evidence nevidí — jeho role k zákaznickým stránkám přístup nemá.
Komu se údaje dostanou do rukou
Osobní údaje neprodáváme, nepronajímáme a nepředáváme nikomu pro jeho vlastní účely. Dostanou se jen k těm, bez kterých by služba nefungovala:
- Poskytovatel webhostingu (WEDOS Internet, a.s.) — na jeho serverech aplikace i databáze fyzicky běží.
- Poskytovatel e-mailové schránky, přes kterou odcházejí zprávy z aplikace (upomínky, obnova hesla). Vidí adresáta a obsah zprávy.
Žádné další služby třetích stran aplikace nevolá. Písma i knihovny pro grafy a kalendář jsou uložené na našem serveru, neběží tu žádná analytika, reklamní skripty ani nástroje umělé inteligence. Při běžném používání neodejde vaše IP adresa nikam ven.
Jak dlouho si údaje necháváme
- Obsah účtu a evidence — po celou dobu, co účet trvá. Po jeho zrušení evidenci buď smažeme, nebo z ní odstraníme osobní údaje a ponecháme záznamy, které zákazník potřebuje pro daňové účely. Rozhodná lhůta se liší podle toho, jak zákazník příjmy z nájmu daní: u fyzické osoby podle § 9 zákona o daních z příjmů se odvíjí od lhůty pro stanovení daně podle § 148 daňového řádu (základní 3 roky, nejvýše 10 let). Pokud je zákazník účetní jednotkou, platí navíc lhůty podle zákona o účetnictví (účetní doklady 5 let, účetní závěrka 10 let). Která lhůta se na evidenci vztahuje, určuje zákazník jako její správce.
- Provozní záznamy o chybách — 30 dnů, pak se automaticky promažou.
- Bezpečnostní záznamy o přihlášení a změnách — 365 dnů. IP adresa se z nich ale znečitelní už po 30 dnech: k doložení, kdo co udělal, stačí účet a čas.
- Počítadla neúspěšných přihlášení — nejvýš 24 hodin.
- Zálohy databáze — starší se automaticky mažou. Údaje smazané z aplikace proto můžou ještě chvíli přežívat v záloze; je to pojistka proti ztrátě dat a jinak se k nim nesahá.
Co s tím můžete dělat
- Získat kopii svých dat. V aplikaci si kdykoli stáhnete celou evidenci jedním klikem — dostanete ZIP se sešitem Excelu, strojově čitelným souborem JSON a všemi nahranými doklady. Nemusíte o to žádat a nemusíte čekat.
- Přenést data jinam (GDPR čl. 20). Export je ve strojově čitelné podobě, takže ho převezme i jiná služba. Jak od nás odejít i s daty a co přesně dostanete, popisuje dokument Přenositelnost dat.
- Nechat údaje opravit. Většinu si opravíte sami v aplikaci; se zbytkem napište.
- Nechat je vymazat. Napište nám a účet i evidenci odstraníme. Kde to zákon nedovolí (účetní doklady), místo smazání odstraníme osobní údaje tak, aby záznam už nešlo přiřadit ke konkrétní osobě — a řekneme vám, čeho se to týkalo a proč.
- Vznést námitku proti zpracování opřenému o oprávněný zájem (bezpečnostní záznamy).
- Odvolat souhlas — kdykoli, odkazem „Nastavení cookies“ v patičce každé stránky. Odvolání platí do budoucna a nemá vliv na to, co se stalo předtím.
- Stěžovat si u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Budeme radši, když nejdřív napíšete nám.
Jste nájemník a vaše údaje vede majitel bytu v naší aplikaci? Obracejte se přímo na něj — je to jeho evidence a my do ní nevidíme. Kdyby to nešlo, napište nám a pomůžeme to zprostředkovat.
Jak jsou údaje chráněné
- Spojení je šifrované (HTTPS), nešifrované se přesměruje.
- Hesla se ukládají jen jako nevratný otisk s automatickou solí.
- Data zákazníků jsou od sebe oddělená na úrovni každého dotazu do databáze.
- Opakované chybné pokusy o přihlášení účet dočasně uzamknou.
- Databáze se pravidelně zálohuje; destruktivní příkazy nad ní aplikace blokuje.
- Zásahy do účtů se zaznamenávají, aby šlo doložit, kdo co udělal.
Změny těchto zásad
Když se změní to, jak s údaji nakládáme, upravíme tuhle stránku. U podstatné změny — třeba když přibude služba třetí strany — se zeptáme znovu na souhlas a nespoléháme na to, že jste si toho všimli.